Co společnost, to desítky nejrůznějších procesů. Mnohé z nich lze přitom automatizovat či zefektivnit pomocí levných, interně vytvořených aplikací. Jednu takovou jsme navrhli pro společnost Ayvens, podobně mohou Power Apps zjednodušit fungování i dalších firem.
Od Excelu k automatizaci
Společnost Ayvens (do května 2024 ALD Automotive) patří mezi přední poskytovatele operativního leasingu pro osobní a lehké užitkové automobily. Ve své správě má přibližně 27 000 vozidel.
Jejich služba Ayvens Flex slouží firmám, které hledají efektivní a pohodlné řešení pro pokrytí krátkodobé mobility. Z nároků na maximální flexibilitu a bezproblémové užívání vozů vyplývá nutnost správy aktuálního poolu vozidel, včetně rezervací a souvisejících služeb (čištění vozu, servis apod.).
Tato evidence musí být jednoduše dostupná pro správce poolu i pro obchodníky, kteří službu nabízejí klientům. Evidence je pak napojená na EPR systém společnosti, kde probíhají standardní procesy potřebné pro poskytování všech služeb klientům.
Přestože, nebo právě proto, že není tato evidenční agenda příliš složitá, hledala společnost Ayvens modernější, praktičtější a efektivnější řešení, než excelovou tabulku.
Síla Power Apps
Ayvens využívá licence Microsoft 365, a tak ORBIT postavil návrh řešení na Power platformě (konkrétně na nástrojích Power Apps a Power Automate) a na SharePointu čerpajícího data z interních databází. Jaké to mělo výhody?
- Rychlý vývoj – namísto složitého kódování jsme využili technologie Power platformy.
- Customizace a rozšiřitelnost – zákazník zvládne aplikaci intuitivně upravovat a vývojáři ji mohou dále rozšiřovat.
- Automatizace interních procesů – uživatelé se mohou spolehnout na přehledný a plně automatizovaný systém (včetně notifikací).
- Integrace do MS Teams – uživatelé najdou aplikaci mj. v mobilní i desktopové verzi Teams.
- Bezpečnost – zabezpečení aplikace je garantováno prostředím M365.
- Využití platných licencí M365 – má smysl, aby společnost naplno využívala celý ekosystém Microsoft 365.
Náhled rezervační aplikace vytvořené na platformě Power
Jak funguje Power App pro Ayvens
Díky ORBITem vytvořené aplikaci si mohou obchodníci Ayvens vyfiltrovat volná vozidla z dedikovaného poolu. Konkrétní vozidlo si následně rezervují pro klienta do doby, než je podepsána smlouva a vozidlo vráceno.
Před uplynutím rezervačního období přijde obchodníkům upozornění, že bez další akce jejich rezervace propadne. Během procesu také dostávají konkrétně definované okruhy osob notifikace o změnách stavu vozidla.
Aplikace čerpá také data z ERP systému, a tak mají uživatelé k dispozici smlouvy i aktuální informace o stavu vozidla, aniž by museli cokoli manuálně aktualizovat. Aplikace umožňuje také exporty přehledů do PDF (pro klienty) nebo export seznamu volných vozidel do Excelu (pro obchodníky).
Power Apps i ve vaší společnosti
Power Apps nacházejí využití při správě zakázek, skladových zásob, při správě osobních údajů zaměstnanců nebo třeba při rezervování parkovacích míst před sídlem společnosti (jak můžeme sami potvrdit).
V Ayvens se rezervační aplikace osvědčila. Správce aplikace (non-IT pokročilý uživatel) proto ve společnosti již (s malou pomocí interního IT) pracuje na jejím dalším zlepšování a rozšiřování bez naší asistence.