Říká se, že zvyk je železná košile. Jenže i ta časem zreziví. A tak se i v Raiffeisenbank rozhodli opustit léta používanou, nicméně již nevyhovující platformu Lotus. Proč vystavili svých 3500 zaměstnanců velké kulturní změně? A jak přechod na O365 prověřila tuhá covidová opatření?
KONEC IMOBILITY (NEJEN ZA ČASŮ LOCKDOWNU)
Před zahájením projektu mohli zaměstnanci banky přistupovat k firemním dokumentům a informacím pouze přes počítače ve firemní síti – e-mail a kalendář v mobilu byl dostupný jen menšině, vzdálená spolupráce byla nemožná. Takový stav neodpovídal požadavkům moderního způsobu práce.
Hlavním cílem migrace na platformu Microsoft O365 proto bylo dodat Raiffeisenbank technologie, které zaměstnancům umožní online spolupráci a komunikaci bez ohledu na místo výkonu práce. Nezbytnost takového požadavku potvrzoval fakt, že řízení projektu samotného nakonec kvůli pandemické situaci probíhalo vzdáleně přes Microsoft Teams.
Cloudová strategie Raiffeisen Bank International počítá s tím, že do jednotného prostředí postupně přejde každá země v rámci skupiny. Svého lokálního partnera pro tuto změnu si přitom vybere každá země sama. Pokud jde o Českou republiku, ORBIT měl v tomto projektu:
- zodpovídat za úspěšné dokončení celého projektu,
- zastat roli koordinátora aktivit všech dodavatelů,
- migrovat 3500 uživatelů do skupinového tenantu O365,
- provést pilotní testování skupinou 300 ambasadorů.
Přechod na O365 přitom pro Raiffeisenbank představoval nutný předpoklad k tomu, aby se rozeběhly akviziční aktivity, a banka tak mohla realizovat své plány rozvoje.
Vedlejším, ne nepodstatným efektem migrace do Microsoft O365 bylo rozhodnutí, že společnost zrekonstruuje zbytečně rozlehlé centrální kanceláře.
OD BUSINESS ANALÝZY PO MIGRACI DO O365
V lednu 2020 to vypuklo. Prvním krokem bylo zpracování business analýzy potřeb jednotlivých skupin uživatelů. Na jejím základě jsme definovali konkrétní migrační packy, a to z hlediska přínosu pro uživatele.
Protože Raiffeisenbank je bankovní instituce, museli jsme provést také cloud compliance – analýzu stavu všech nezbytných náležitostí pro nadřízený orgán ČNB. Výsledný detailní compliance dokument banka formou oznámení doručila ČNB, která ho v létě bez pochybností schválila.
Tým přitom fungoval jako celek – nerozlišovali jsme mezi zástupci dodavatelů, zákazníka nebo ORBITu. Sice jsme museli čtyřikrát změnit způsob řízení, než se proces usadil, ale přinesl své ovoce. Mohli jsme se navíc spolehnout na „premier support“ od lokálního Microsoftu (díky, Ondřeji Štefko).
Projekt jsme řídili metodou agilního přístupu, který zahrnoval průběžné doručování MVP (minimum viable product), tedy použitelného produktu s nejmenší možnou funkcionalitou.
V září 2020 proběhl první pilot a následně ostrá migrace. Tu jsme volili podle tzv. packů (migration per pack), kterým jsme přizpůsobili i adopci z pohledu uživatele. Jednotlivé vlny nasazení cíleně respektovaly uživatelské potřeby a princip jednoduché adaptovatelnosti.
Významný podíl na hladkém průběhu projektu mělo testování konfigurace služeb O365 a onsite aplikací (Lotus Notes, Microsoft Exchange, Microsoft Edge). Za tím účelem jsme vytvořili testovací O365 tenant a s využitím Microsoft Azure služeb nainstalovali virtuální servery, které simulovaly produkční prostředí společnosti v cloudu – včetně napojení na služby O365.
Díky zkušenostem ORBITu s infrastrukturními projekty proběhla nad rámec migrace také optimalizace IT infrastruktury, která umožnila bezproblémový přechod na O365.
Výsledky a vedlejší efekty migrace do O365
To všechno si vyžádalo svou oběť: přišli jsme o značnou část vícedenního teambuildingu ORBITu, který se trefil mezi lockdowny, a současně do horké fáze migrace. Na místo konání jsme sice odjeli, ale do kontaktu s veselícími se kolegy jsme přicházeli jen při sporadických výpravách za jídlem či spánkem. Pro klienta cokoliv
Nicméně v březnu 2021 jsme měli hotovo. Výsledkem migrace z platformy Lotus na O365 byla výrazná proměna pracovní kultury v Raiffeisenbank:
- Zaměstnanci nyní mohou pracovat z domova a daří se jim lépe skloubit pracovní a osobní život.
- Zefektivnil se způsob interního sdílení informací.
- Dokumenty podléhají různým úrovním zabezpečení (veřejné, interní, přísně tajné).
- Zjednodušil se přístup do cloudových zdrojů (dříve složeno z několika produktů, dnes na jedné platformě).
- Během pandemie covid-19 se dařilo spolupracovat přes Microsoft Teams, což přineslo finanční úspory na cestovních nákladech.
Díky nástroji e-discovery čeká Raiffeisenbank také jednodušší řízení bankovní compliance. A co víc: užitná plocha centrálních kanceláří se rekonstrukcemi snížila asi o 30 %.
Ačkoliv celková změna přinesla zaměstnancům Raiffeisenbank řadu změn, projektu se dostalo zcela bezproblémové přijetí. Adopční portál zaznamenal během projektu 23 tisíc návštěv a helpdesk řešil minimum problémů. Poděkování a uznání od CIO Raiffeisenbank Vladimíra Matouše pak potěšilo o to víc.
